09 Dez

Digitale/ elektronische Bewerbermappe

Definition digitale/ elektronische Bewerbermappe

Die digitale Bewerbermappe (auch elektronische Bewerberakte) ist eine Software zur Verwaltung zusammengefasster Informationen eines Bewerbers und dessen elektronischer Dokumente aus der Bewerberakte. Dieses speziell für die Personalabteilung von Unternehmen entwickelte Dokumentenmanagementsystem ersetzt durch elektronische Archivierung die traditionelle Papier-Bewerberakte. Die elektronische Bewerbermappe ist ein zentraler Bestandteil innerhalb des Bewerbermanagementsystems, die die Ansicht und Verwaltung von digitalisierten Bewerberinformationen ermöglicht. Dabei werden Bewerberprofile in einer Registerstruktur abgelegt und über eine Definition von Rollen und Berechtigungen die Möglichkeit der Einsicht in die Akten geschaffen. Die digitale Bewerbermappe beinhaltet sowohl online erfasste bzw. eingescannte Dokumente, die unstrukturierte Informationen enthalten als auch strukturierte Informationen wie persönliche Informationen, Kontaktinformationen, allgemeine/ stellenspezifische Fragen, Informationen zur Berufserfahrung und zum schulischen Werdegang und Notizen/ Kommentare/ Schriftverkehr zum Bewerbungsprozess. Zu den elektronischen Dokumenten zählen Anschreiben, Lebenslauf, Foto, Zeugnisse, Zertifikate. Ziel der digitalen Bewerbermappe ist die hohe Verfügbarkeit der Bewerberprofile und somit die Vermeidung von Papier-Lebensläufen. E-Mail- und Printbewerbungen werden direkt im System als elektronische Bewerbermappe erzeugt und stehen ebenfalls als digitale Bewerbermappe im Prozess zur Verfügung.

Integration der digitalen Bewerbermappe

Schnittstellen der digitalen Bewerbermappe zu verschiedenen ERP und HRIS Systemen ermöglichen die Integration in die bestehende Unternehmens-IT. Das meist Web-basierte System erlaubt ausschließlich definierten Benutzern Zugriff zu den besonders vertraulichen Bewerberdaten, die verschlüsselt und damit sicher übermittelt werden. Alle Bearbeitungsvorgänge in der digitalen Bewerbermappe können über eine Historienfunktion nachvollzogen werden.

Vorzüge einer digitalen Bewerbermappe

Insbesondere das vereinfachte Handling als auch die beschleunigten Abstimmungs- und Selektionsprozesse, aber auch der standortunabhängige Zugriff auf die Bewerberprofile sowie Kosteneinsparungen, sind Gründe für die Nutzung der digitalen Bewerbermappe in den Personalabteilungen von Unternehmen. Diese Art der Dokumentenablage entspricht den rechtlichen Anforderungen des Datenschutzes und des AGG.

Diesen Beitrag teilen